Gizlilik Politikası

Güncelleme: 17 Ekim 2026 · Sürüm: 1.0

Madde 1. Amaç, kapsam ve hizmet sağlayıcı

1.1. İşbu Gizlilik Politikası, Biostat Sağlık Hizmetleri Limited Şirketi (“BİOSTAT”) tarafından işletilen İthera platformunda hesap bilgilerinin ve kullanıcı içeriklerinin işlenmesine, erişimine, saklanmasına ve korunmasına ilişkin esasları açıklar. BİOSTAT’ın adresi Atalar Mahallesi Yayla Sokak No:13/10 Kartal İstanbul’dur.

1.2. Politika; ziyaretçileri, bireysel kullanıcıları, organizasyon üyelerini ve paylaşım alıcılarını ilgilendiren hizmet süreçlerini kapsar. Kişisel verilerin hukuki sebepleri ve ilgili kişi hakları KVKK Aydınlatma Metni içinde ayrıca düzenlenir. Bu metin bir açık rıza formu değildir.

Madde 2. Bilgi kategorileri ve elde edilme yöntemleri

2.1. Hesap oluşturma ve yönetiminde ad, e-posta, doğrulama ve oturum bilgileri; kullanıcının eklemesi halinde profil görseli ve tercihleri işlenir. Organizasyon işlemlerinde üyelik, rol, davet, alan adı ve kullanım sınırı bilgileri; kredi işlemlerinde bakiye ve işlem kayıtları bulunur.

2.2. Ses kayıtları, yüklenen dosyalar, şablonlar, notlar, belgeler, mesajlar ve bunların ilişkili bilgileri kullanıcı içeriğini oluşturur. Kullanılan özelliğe göre bu içeriklerin metne dönüştürülmüş veya aramaya uygun sayısal temsilleri de oluşabilir. Bu temsiller, yalnızca sayısal olmaları nedeniyle anonim kabul edilmez.

2.3. Veriler kayıt ve profil formları, mikrofonla kayıt, dosya yükleme, paylaşım ve davet işlemleri, destek yazışmaları ile teknik erişim kayıtları üzerinden elde edilir. Davet edilen bir kişinin e-posta adresi, daveti gönderen kullanıcıdan alınabilir. Destek ekleri ve ekran görüntüleri de veri içerebilir.

Madde 3. Kullanım amaçları ve amaçla sınırlılık

3.1. Bilgiler; hesabın işletilmesi, talep edilen ses/metin işlemlerinin yürütülmesi, içeriklerin düzenlenmesi ve yetkili alıcılara sunulması, kullanım ve kredi yönetimi, destek sağlanması, güvenliğin korunması ve uygulanabilir hukuki yükümlülükler için işlenir.

3.2. Hizmet için alınan içeriğin yüklenmesi, farklı amaçlarla sınırsız kullanım izni oluşturmaz. İçeriğin kamuya açıklanması, reklamda kullanılması veya başka bir amaçla işlenmesi için ayrıca geçerli hukuki şart bulunmalıdır. Amaç değişikliği, yalnızca bu politikanın değiştirilmesi yoluyla meşrulaştırılamaz.

3.3. Hesap ve hizmet güvenliği işlemleri ile müşterinin kendi amacıyla yüklediği üçüncü kişi içerikleri bakımından veri sorumlusu/veri işleyen rolleri farklı olabilir. Roller, işlemin gerçek amacı ve karar yetkisi esas alınarak belirlenir. Organizasyonun kredi bedelini ödemesi, bütün içeriklerin veri sorumlusu veya sahibi olduğu anlamına gelmez.

Madde 4. Yapay zekâ ve dış hizmetlere gönderilen içerik

4.1. Mevcut uygulama Google Gemini API bağlantısı kullanır. Sesin metne dönüştürülmesi için ses; şablon çıkarma için ilgili dosya veya metin; belge hazırlama için anlatım ve şablon; notlara soru sorma için soru ve ilgili not parçaları dış hizmete gönderilebilir. İşlemler yalnızca kullanıcının cihazında gerçekleşmez.

4.2. Bazı metin alanlarına uygulanan maskeleme, ses veya görsellerdeki bütün kişisel bilgilerin aktarım öncesinde çıkarıldığı anlamına gelmez. Kullanıcı, gereksiz bilgileri yüklemeden önce ayıklamalıdır. İçeriğin kod veya takma ad içermesi, yeniden kimlik belirleme mümkünse anonimlik sağlamaz.

4.3. Yapay zekâ çağrısı, model eğitimi ve sağlayıcının güvenlik kayıtları birbirinden farklı işlemlerdir. Bu işlemlerin kapsamı sağlayıcının hizmet koşullarına göre belirlenir; BİOSTAT, sağlayıcının verileri hiçbir koşulda saklamayacağı veya eğitimde kullanmayacağı yönünde bir taahhütte bulunmaz.

4.4. Yapay zekâ hizmeti Google’ın ilgili API hizmet koşulları çerçevesinde alınır ve gönderilen veriler yurt dışında işlenebilir. Aktarıma ilişkin bilgiler KVKK Aydınlatma Metninin 6. maddesinde yer alır.

Madde 5. Erişim, paylaşım ve organizasyon yönetimi

5.1. İçeriğe erişim, hesabın ve seçilen paylaşım izinlerinin kapsamına bağlıdır. Organizasyon yöneticisi, sırf bu sıfatla üyelerin kişisel notlarını ve belgelerini göremez. Üyelik ve kredi yönetimi verilerine erişim ile içerik erişimi ayrı yetkilerdir. Kullanıcının yöneticiyle ayrıca paylaşım yapması bu kuraldan farklı bir erişim ilişkisidir.

5.2. Davet, mesaj ve bildirimler alıcıya iletişim bilgisi, içerik başlığı veya ilgili bildirim metni iletebilir. Paylaşım öncesinde alıcı ve izin kapsamı kontrol edilmelidir. Paylaşımın kapatılması, daha önce indirilmiş veya kopyalanmış verileri alıcının cihazından silmez.

5.3. Barındırma, yapay zekâ ve ileti teslimi gibi işlevler için gerekli veriler ilgili hizmet sağlayıcılarda işlenebilir. BİOSTAT bünyesinde destek, güvenlik veya hukuki işlem için gereken erişim, amaç ve görevle sınırlıdır. “Yalnızca kullanıcı erişebilir” şeklinde teknik işletimi dışlayan mutlak bir taahhüt verilmez.

5.4. Yetkili makamların hukuka uygun talepleri ile hakların korunması için gerekli açıklamalar, hukuki dayanak ve talep kapsamı değerlendirilerek yapılır. Bu hüküm, bütün içeriklerin genel veya sürekli paylaşılmasına izin vermez.

Madde 6. Cihazda tutulan geçici ses kopyası

6.1. Kayıt kaybını azaltmak amacıyla, tarayıcı desteklediğinde ses parçaları cihazdaki IndexedDB alanına yazılır. Bu kopya, sunucuya yüklenmiş kayıt veya haricî bir yedek değildir. Erişim uygulamada ilgili hesap ve kayıt bağlamıyla sınırlandırılır; ortak cihazın güvenliği ayrıca önem taşır.

6.2. Mevcut mekanizmada kurtarma süresi kaydın oluşturulmasından itibaren 24 saattir. Süresi dolan kayıtlar, uygulama kurtarma listesini bir sonraki kez kontrol ettiğinde temizlenir. Uygulama kapalıyken tam 24. saatte fiziksel silme gerçekleşeceği taahhüt edilmez.

6.3. Sunucuya başarılı aktarımın doğrulanması veya kullanıcının kaydı silmesi üzerine ilgili yerel kopya temizlenir. Açıkça çıkış yapılması halinde yerel kurtarma veritabanının silinmesi tetiklenir; tarayıcı kısıtları işlemi etkileyebilir. Oturum süresinin dolması aynı işlemi tetiklemez. Site verilerinin tarayıcıdan temizlenmesi kurtarma kopyalarını da kaldırabilir.

6.4. Kurtarma özelliği; hiç yakalanmamış sesi, cihazın sildiği veriyi veya desteklenmeyen depolamayı geri getiremez. Kaydın tamamının korunacağı veya arka planda kesintisiz kayıt yapılacağı garanti edilmez.

Madde 7. Sunucuda saklama, arşiv ve silme

7.1. Aktif not, belge ve şablonlar hizmet amacıyla hesapta tutulur. Arşive taşıma, silme işlemi değildir. Hesap kapatma ve kalıcı silme talepleri, ilgili içerikler ve varsa kanuni saklama gereklilikleri birlikte değerlendirilerek yerine getirilir.

7.2. Mevcut uygulamada Notlarım ses dosyası, metin başarıyla oluşturulduğunda etkin uygulama depolamasından kaldırılır. Sesle not güncellemede de başarı sonrası ses kaldırılır. İşlemin başarısız olması aynı silme yolunun çalıştığı anlamına gelmez; taslak ve hata kayıtları kendi süre ve temizlik koşullarına tabidir.

7.3. Belge kayıtları için oluşturulma zamanından 24 saat sonrasını esas alan temizlik; süresi dolmuş taslaklar için sona erme zamanına bağlı temizlik tanımlıdır. Görev saatlik çalışacak şekilde planlanmıştır. Bu nedenle eşik, bütün kopyaların tam o anda silindiği anlamına gelmez. Uygulamanın rapor sesleri dizininde iki günden eski artık dosyalar için ayrıca temizlik kontrolü bulunmaktadır.

7.4. Çöp kutusundaki not ve belgeler 30 günlük eşiğin ardından kalıcı temizleme işlemine alınır. Kullanıcının daha önce gerçekleştirdiği kalıcı silme işlemleri ayrıca uygulanır. Silinen kaynaklara bağlı kayıtların kapsamı, ilgili işlemin niteliğine göre değerlendirilir.

7.5. Bu süreler uygulamanın çalışma kurallarını açıklar. Yedekler, teknik günlükler ve sağlayıcı kopyaları kendi döngülerine göre saklanır ve silinir; bunlar için anında silme veya sabit süre taahhüdü verilmez. Bu durum süresiz saklama yetkisi vermez.

7.6. Kanuni yükümlülük veya somut uyuşmazlık nedeniyle tutulması gereken kayıtlar, ilgili amaç ve süreyle sınırlı saklanır. Bir ödeme kaydının saklanmasının gerekmesi, bütün ses ve belge içeriğinin aynı süreyle tutulmasını kendiliğinden gerektirmez.

Madde 8. Güvenlik ve ihlal yönetimi

8.1. BİOSTAT, işlenen verinin niteliğine ve risklere uygun teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür. Hesap doğrulama, oturum yönetimi ve erişim kontrolleri bu kapsamda kullanılan araçlardandır. Kesin bir sertifika, kesintisizlik seviyesi, uçtan uca şifreleme veya yalnızca Türkiye’de depolama taahhüdü bu metinle verilmez.

8.2. Şüpheli erişim veya veri kaybı bildirimleri olayın zamanı, etkilenen hesap ve kısa açıklamasıyla iletilebilir. Başvuruda parola, tam kart bilgisi veya inceleme için gerekmeyen içerik paylaşılmamalıdır. Olayın incelenmesi, etkilerin sınırlandırılması ve gerekli bildirimler yürürlükteki kurallara göre ele alınır.

Madde 9. Çerezler, dış bağlantılar ve iletişim

9.1. Çerezler ve benzeri cihaz depolamaları Çerez Politikası kapsamında açıklanır. Tercih çerezlerine izin verilmemesi, zorunlu hesap ve güvenlik işlemlerinin tamamını durdurmaz. Hizmet bildirimleri ile pazarlama iletileri ayrı değerlendirilir.

9.2. Dış bağlantıyla başka bir hizmete geçildiğinde ilgili hizmetin uygulamaları da dikkate alınmalıdır. Bağlantı verilmiş olması, kişisel veri paylaşımına kendiliğinden izin vermez veya BİOSTAT’ın kendi aktarım sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Madde 10. Başvurular ve politika değişiklikleri

10.1. Kişisel verilerle ilgili başvuruların kapsamı ve usulü KVKK Aydınlatma Metni içinde yer alır. İletişim adresi: BİOSTAT — Atalar Mahallesi Yayla Sokak No:13/10 Kartal İstanbul; e-posta: info@itheralab.com.

10.2. Politika değişiklikleri tarih ve sürüm bilgisiyle yayımlanır. Yeni amaç veya alıcılar bakımından gereken aydınlatma ve hukuki şartlar ayrıca yerine getirilir. Kullanıcının siteye yeniden girmesi, açık rıza gerektiren her değişikliğin kabulü sayılmaz.